Formatowanie pracy magisterskiej
– zasady składu i edycji

Formatowanie pracy magisterskiej to ważny komponent  redagowania tekstu naukowego. Redakcja tego typu nie sprowadza się tylko do wybrania właściwej czcionki, ustawienia marginesów czy wprowadzenia przejrzystej numeracji stron. Należycie przeprowadzony skład pracy magisterskiej nadaje porządek całej narracji i zwiększa przejrzystość tekstu. Edycja to jednak złożony proces typograficzny, a prosta czynność poprzedzająca złożenie tekstu w perspektywie obrony pracy.

Formatowanie tekstu – najważniejsze elementy

Kluczową zasadą jest respektowanie wytycznych ustanowionych na uczelni. Pomocne w tym zakresie jest skonsultowanie graficznej strony pracy magisterskiej podczas seminarium. Wszelkie normy redakcyjne mogą przedstawiać się inaczej na każdej uczelni. Jeżeli zatem zasady dyplomowania czegoś nie precyzują, standardem powinny być następujące normy edycyjne:

• format A4,
• marginesy rzędu 2,5 cm,
• czcionka wielkości  12 pkt,
• interlinia 1,5.

Warto jednak taki model sformatowanego tekstu naukowego zestawić ostatecznie z oczekiwaniami danej uczelni i promotora pracy magisterskiej.

Format A4 i marginesy w pracy magisterskiej

W użytkowanym edytorze tekstu student powinien w punkcie wyjścia wybrać format strony A4, by następnie ustawić marginesy rzędu 2,5 cm. Trzeba zarazem pamiętać, że z reguły lewy margines powinien wynosić 3.5 z uwagi na potrzebę wydrukowania i bindowania pracy magisterskiej.

Marginesy

Marginesy należy stosować konsekwentnie w całym dokumencie tekstowym, aczkolwiek może się zdarzyć, że wytyczne dla studentów zakładają zróżnicowany układ typograficzny odpowiednio dla stron parzystych i nieparzystych. W takim przypadku pomoc w pisaniu pracy magisterskiej polega nie tylko na opracowaniu merytorycznej strony tekstu, ale także na dbałości o jego estetykę. Tymczasem łatwo jest popełnić błąd w zakresie edycji tekstu, choćby poprzez regulowanie długości tekstu na zasadzie wydłużania marginesów lub pogłębiania odstępów między kolejnymi partiami tekstu.

Numery stron

Paginację należy ustawić w sposób automatyczny. Manualne zapisywanie kolejnych numerów stron w pracy magisterskiej generuje ryzyko pomyłki i wielorakie nieścisłości w razie zmieniającej się długości tekstu. Ta ostatnia sytuacja zachodzi często, bo promotor pracy dyplomowej może do ostatniej chwili nanosić uwagi do tekstu. Student powinien pamiętać, że strona tytułowa bywa uwzględniana w numeracji, natomiast jej fizyczne oznaczenie numerem strony jest rażącym błędem. W praktyce oznacza to, że fizycznie zapisywane numery zaczynają się od „2”.

Czcionka, akapity i interlinia

W pracach magisterskich używa się zwykle czcionki Times New Roman 12 pkt. Kluczową sprawą pozostaje jednak dostosowanie się do norm obowiązujących na danej uczelni. Student musi w tej kwestii wykazywać się konsekwencją. Tak zwany tekst podstawowy, główny wywód w pracy dyplomowej, musi odznaczać się jednolitym charakterem znaków. Inaczej przedstawiają się z kolei elementy dodatkowe, czyli:

• przypisy,
• podpisy i treść tabel.
• tytuły rysunków i odwołania źródłowe.

Te elementy w pracy magisterskiej są zwykle pisane mniejszą czcionką, z zachowaniem mniejszej interlinii.  

Interlinia 1,5 może być automatycznie ustalonym wyznacznikiem akapitu. Pomoc w pisaniu pracy magisterskiej polega właśnie na tym, by zautomatyzować proces redakcji. Tym bardziej, że student popełni błąd, tworząc interlinię na zasadzie dodawania pustych linijek. Efektem takich działań może być nierówna przerwa między wierszami. Powstaje ona także w takiej sytuacji, gdy w tekst pracy magisterskiej zostają wklejone ustępy pochodzące z innych źródeł bibliograficznych. W takim razie część pracy może być napisana z pojedynczym odstępem, a drugi fragment będzie miał zachowaną interlinię 1,5. W takiej sytuacji może się zdarzyć, że niektóre akapity w pracy dyplomowej będą zaznaczone dodatkowymi jeszcze odstępami przed lub po. Wskutek tego graficzna, i zarazem estetyczna strona tekstu nacechowana jest niekorzystnym chaosem. Tymczasem estetyczna strona pracy staje się ważnym kryterium podczas obrony. Błędów w zakresie interlinii i odstępów można tymczasem uniknąć poprzez:

• ustawienie jednolitego stylu w tekście podstawowym,
• wykasowanie miejscowego nadpisania formatowania.

To podstawowe warunki estetycznego wyglądu, jakim powinien cechować się tekst naukowy.

Spójność wywodu w pracy magisterskiej

W pracy magisterskiej ważna jest też kompozycja, czyli zdyskrusywizowany, logiczny podział na akapity. Student powinien pamiętać, że akapit to spójna jednostka treści, a więc jedna myśl. Jeśli w edytorze tekstu automatycznie ustawiono jako domyślne wcięcie pierwszego wiersza, trzeba bezwzględnie zdefiniować to wcięcie w ustawieniach akapitu. Można też dokonać ustawień w opcjach stylu. Rażącym błędem jest kształtowanie odstępów poprzez używanie:

• spacji,
• tabulatora.

Wszelkie cechy akapitu w trakcie pisania pracy magisterskiej należy ustawić w stylu, co zapewni naukowej narracji także typograficzną, a więc estetyczną spójność.

Justowanie i łamanie tekstu

Wszelkie zapisy w pracy magisterskiej co do zasady należy wyrównać obustronnie. To tak zwany proces justowania tekstu. Oznacza to, że tekst utrzymuje ciągłą i równą linię lewego i prawego marginesu. Pomoc w pisaniu okazuje się jednak konieczna, gdy samo wyrównanie nie zapewnia jeszcze efektu doskonałego składu. Jeśli w tekście występują zawężone kolumny, a dodatkowo pojawia się znaczny ciąg długich słów, zdarzają się nadmierne odstępy międzywyrazowe. To niekorzystny efekt określany jako rzeki typograficzne.

W trakcie pisania pracy należy mieć na uwadze właściwe dzielenie wyrazów i przenoszenie na następną stronę końcówki wiersza. Rażącym błędem okazują się w tej kwestii takie działania jak:

• łamanie wiersza za pomocą klawisza Enter,
• powielane spacje,
• stosowanie tabulatora.

Kompozycja tekstu powinna stanowić zatem rezultat zautomatyzowanego ustawienia strony. Powinna wynikać z przyjętych i zapisanych stylów. Manualna ingerencja w tekst pracy magisterskiej jest z reguły błędem.

Student powinien nadto sprawdzać długość poszczególnych wierszy. Nadmiernie rozbudowana kolumna stanowi przeszkodę w dokładnym sprawdzaniu kolejnych wierszy. Z drugiej strony zawężona kolumna staje się przyczyną takich niedoskonałości jak:

• dzielenie wyrazów,
• niekonsekwentne światło międzywyrazowe.

Właściwie ustalone rozmiary marginesów, wielkość czcionki i rozmiary kolumny mają przełożenie na komfort promotora i recenzenta.

Światło typograficzne

Światło to zgodne z zamysłem autora pracy magisterskiej zagospodarowanie pustego miejsca w tekście. Pojęcie to oznacza zatem odstępy między:

• linijkami tekstu,
• akapitami,
• nazwami rozdziałów,
• tabelami i rysunkami.

Właściwie projektowane światło zapewnia przejrzystość i swoistą rytmikę naukowego wywodu studenta.

Do błędów redakcyjnych wymagających pomocy w pisaniu zaliczają się:

• zagęszczenie tekstu,
• pozorne rozbudowanie treści poprzez zwiększenie światła.

Student powinien zachować konsekwentne i umiarkowane światło międzywierszowe, ale także światło między poszczególnymi akapitami i słowami. W toku justowania tekstu pracy magisterskiej światło międzywyrazowe powinno być szczególnie optymalizowane, gdyż bez tej dbałości powstają tak zwane rynny, czyli nieestetyczne i nierówne odstępy między słowami..

Światła nie powinno się kształtować wielokrotnym użyciem Enteru. Nową stronę w pracy magisterskiej należy ustalić, korzystając z opcji: podział strony. Z kolei spacjalne stosunki nagłówka i tekstu głównego zapisuje się w stylach i w polu ustawień obowiązujących dla poszczególnych akapitów. To wszystko sprawia, że wszelkie czynności natury edycyjnej nie burzą estetycznego wyglądu tekstu.

Sieroty i bękarty

Nierzadko pomoc w pisaniu pracy magisterskiej jest niezbędna na ostatnim etapie pracy z tekstem. Wtedy potrzebna okazuje się korekta w zakresie typografii. To z kolei oznacza usunięcie:

• sierot,
• bękartów.

Sieroty to jednoliterowe wyrazy na końcu wiersza. Bękarty z kolei to pierwsze linijki danego akapitu, które znajdują się samotnie u dołu strony. Oba błędu pomniejszają estetyczną wartość pisanego tekstu naukowego.

W toku pisania pracy magisterskiej student powinien nadto unikać takiej sytuacji, że pojedyncza linijka akapitu jest pozostawiona na końcu strony, gdy dalsza część tego ustępu została przeniesiona na nową stronę. Błędem jest nadto rozdzielenie tytułu rozdziału i zasadniczej części tekstu. Problem ten można rozwiązać, wybierając w ustawieniach kontrolę bękartów oraz sierot. Można też zastosować łączenie nagłówka z zapowiadanym akapitem.

Na uwagę zasługują też opisy tabel oraz rysunków. Nie wolno rozdzielać poprzez przejście do następnej strony tytułu i takich właśnie graficznych elementów. Na tej samej zasadzie wzór – na przykład: matematyczny – i jego wyjaśnienie muszą być w ścisłym związku. Wszelkie automatyczne ustalenia muszą być jednak zweryfikowane przez studenta, bo nadmierna kontrola tekstu bywa przyczyną rynien i nadmiernego światła.

Twarde spacje i znaki typograficzne

W pisaniu pracy magisterskiej i jej składzie ważnym zagadnieniem jest także twarda spacja, czyli przerwa nierozdzielająca. Jej funkcją jest niepodczyszczanie do przenoszenia konkretnych połączeń wyrazowych do następnej linii. W polskojęzycznym dokumencie w odniesieniu do krótkich przyimkówa) i zaimków, takich jak „a”, „i”, „o”, „u”, „w” czy „z”. Wyrazy tego typu nie powinny pozostawać same na końcu danego wiersza.

Twardą spację stosuje się nadto pomiędzy wartością liczbową a konkretną jednostką, Ma zastosowanie też we wszystkich sytuacjach, w których podział negatywnie wpływałby na przejrzystość tekstu pracy magisterskiej. W typowym edytorze tekstu twardą spację uzyskuje się poprzez kombinację Ctrl+Shift+spacja. Nie może ona jednak zastępować zautomatyzowanych stylów akapitu.

Pomoc w pisaniu pracy magisterskiej na finalnym etapie składu sprowadza się także do uporządkowania takich znaków jak:

• dywiz,
• półpauza,
• pauza.

Dywiz ma za zadanie łączyć słowa i poszczególne człony złożone. Zadaniem półpauzy jest z kolei  dzielenie zakresów liczbowych, natomiast pauza pełni funkcję delimitacyjną, a więc stosuje się ją jak znak przestankowy. Inne znaki w pracy magisterskiej, takie jak cudzysłów, wielokropek czy nawias należy stosować zgodnie z przyjętą konwencją. Ta sama zasada konsekwencji odnosi się także do wszelkich skrótów w tekście naukowym.

Nagłówki i hierarchia dokumentu

Nagłówki muszą układać się w przejrzysty, hierarchiczny porządek. Takie części pracy magisterskiej jak rozdział, podrozdział należy kształtować zgodnie z automatycznie ustawionym stylem, bez manualnego modyfikowania czcionki. Każdy ustęp pracy dyplomowej musi być ujęty w tekście zgodnie z określoną wielkością pisma. Student musi nadto konsekwentnie stosować takie elementy formalne jak:

• wyróżnienie,
• interlinia,
• numeracja.

Podział kompozycyjny powinien stanowić odzwierciedlenie całej logiki naukowego dyskursu. Nagłówek musi wskazywać jasno pewien etap w prowadzonej przez studenta argumentacji, a zasadnicza treść, jaka następuje po tym nagłówku, musi być z nim spójna, czyli w pełni koherentna.

Automatyczny spis treści

Na koniec pisania pracy magisterskiej student powinien zadbać o automatyczny spis treści. Trzeba go wykonać dopiero wtedy, gdy liczba stron tekstu jest już ustalona. Spis taki powstaje w oparciu o ustawione style zapisanych nagłówków. Oczywiście autor pracy dyplomowej w każdej chwili może ten spis modyfikować, ale zawsze stwarza to ryzyko omyłki. Osoby rozważające szukanie pomocy w pisaniu powinny mieć na uwadze, że manualne ustalanie tytułów i paginacji często skutkuje takimi właśnie błędami.

Tabele i ryciny

Kończąc pisanie pracy magisterskiej, należy wykonać spis wielu merytorycznych elementów naukowego dyskursu, a są to:

• tabele,
• wykresy,
• ryciny,
• zdjęcia.

Elementy tego typu nie mogą więc pełnić tylko ornamentacyjnej funkcji. Student powinien je komentować i włączyć tym samym w logiczny wywód argumentacyjny.

Tabelę należy oznaczać w pracy magisterskiej poprzez:

• numer,
• tytuł,
• dane bibliograficzne.

Jeśli jednak tabela jest opracowana w całości przez studenta, należy opisać ją jako „Opracowanie własne”. Zgodnie z wymogami rozlicznych uczelni tytuł powinien być usytuowany powyżej tabeli, z kolei podpis powinien znajdować się niżej.

Tabela musi być możliwie przejrzysta. Pisanie pracy magisterskiej i ewentualna pomoc w tym zakresie bardzo często ogniskuje się wokół dostosowania szerokości tabel, by nie wykraczały one poza ustawione marginesy Znaczna długość tabeli często wymaga tego, by podzielić ją na dwa mniejsze elementy powiązane komentarzem – błędem edycyjnym jest bowiem sytuacja, w której tabela ciągnie się przez dwie strony pracy dyplomowej.

Automatyczne podpisy i wykazy

W celu właściwego ponumerowania tabel i rysunków dobrym rozwiązaniem jest ustawienie automatycznych podpisów. Wtedy wprowadzenie do tekstu pracy magisterskiej każdego nowego elementu spowoduje aktualizację numerów. Dzięki temu student oszczędza czas i unika możliwych błędów.

Jeżeli praca licencjacka czy magisterska obfituje w tabele czy rysunki, automatyczny wykaz jest dobrym rozwiązaniem. Taki spis jest tworzony w oparciu o podpisy, dlatego wspomniane elementy graficzne należy oznaczać za pomocą funkcji wstawiania podpisów.

W pracy magisterskiej należy zadbać o właściwe opracowanie odwołań krzyżowych. Ręczny komentarz typu: „Patrz: Tabela 7”, powinien zostać raczej zautomatyzowany w edytorze tekstu.

Redakcja naukowa i aparat naukowy

Formatowanie pracy magisterskiej to formalna strona całego przedsięwzięcia, jednak ma ona ostatecznie uwypuklić merytoryczną wartość naukowego wywodu. Tekst należy opracować w sposób:

• logiczny,
• spójny terminologicznie.

Poszczególne akapity mają być podporządkowane jednej myśli, z kolei źródła bibliograficzne należy właściwie opisać i przytaczać w sposób będący polemicznym zestawieniem różnych koncepcji.

Student musi z bezwzględną konsekwencją stosować obowiązujący na uczelni wzór przypisów. Błędem jest łączenie rozmaitych modeli zapisywania:

• autorów,
• tytułów książek i czasopism,
• dat wydania,
• paginacji, oznaczeń typu DOI.

Cytaty i treści parafrazowane przez studenta należy również opatrzyć odwołaniem bibliograficznym, by uniknąć ryzyka kryptoplagiatu.

Akcenty natury typograficznej należy stosować z umiarem. Chodzi typu zwłaszcza o takie elementy graficzne jak:

• boldowanie,
• kursywa,
• podkreślniki.

Przesada w tym zakresie sprawia, że praca magisterska traci charakter poważnego naukowego wywodu.

W trakcie pisania pracy magisterskiej należy pamiętać, że powielanie treści z cytowanego dokumentu może skutkować zaimportowaniem obcego stylu akapitów czy czcionek. Trzeba zatem ostatecznie uspójnić tekst pod względem grafii. Student powinien nadto skorzystać z opcji pokazywania wszelkich znaków niedrukowanych. Wtedy będzie mógł wyeliminować choćby przypadkowe podwójne spacje.

Przed oddaniem pracy magisterskiej warto sprawdzić także:

• kerning,
• światło.

Trzeba przede wszystkim pamiętać o konsekwentnie stosowanym, jednolitym stylu, by estetyczna strona pracy nie przesłaniała jej treści.

Kontrola końcowa

Ostatecznie należy zatem sprawdzić nie tylko treść pracy licencjackiej czy magisterskiej, ale skład tekstu. Warto ostatecznie poddać kontroli takie elementy jak:

• format A4,
• marginesy rzędu 2,5 cm,
• odstęp między wierszami 1,5,
• styl czcionki,
• obustronne wyrównanie,
• paginację.

Następnie trzeba przejrzeć dokument pod kątem nierównej interlinii, niekontrolowanego światła, sierot, bękartów, samotnych nagłówków i nieprawidłowych podziałów.

Finalna wersja pracy magisterskiej powinna być przed wydrukiem zapisana jako dokument PDF. Plik w takiej postaci również należy zweryfikować, bo zmiana formatu może spowodować zmiany w zakresie stylów, numeracji, rozmieszczania nagłówków.

Podsumowanie

Właściwe formatowanie pracy magisterskiej oznacza zatem spełnienie warunków:

• formalnych,
• typograficznych,
• edycyjnych.

Ważne są takie elementy jak format A4, ustawienie marginesów na poziomie 2,5 cm, odstęp między wierszami wielkości 1,5, nadto student musi zadbać o spójny styl i wyrównanie tekstu. Dobrze sformatowana praca magisterska oznacza także wyrównane światło, usunięcie sierot oraz bękartów, wyeliminowanie twardych spacji. By tekst był przejrzysty dla promotora i recenzenta, należy wreszcie zastosować automatyczne spisy.